Ratgeber Steuern: Geschenke an Mitarbeitende und Kunden: die Steuergrenzen

Streuartikel bis 10 €

Kleine Werbegeschenke für viele Empfänger heißen Streuartikel. Die Finanzverwaltung lässt Sachzuwendungen bis 10 € bei der Pauschalsteuer nach § 37b EStG außen vor. Diese Grenze steht nicht im Gesetz, sondern im BMF-Schreiben vom 19.05.2015 (Randziffer 10).

Die 10 € beziehen sich auf die Anschaffungskosten. Unternehmen mit Vorsteuerabzug rechnen netto. Wer keine Vorsteuer abziehen kann, rechnet brutto; das betrifft zum Beispiel Kleinunternehmer, Arztpraxen und viele Vereine. Übergeben Sie mehrere Artikel zusammen als Set, sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie mit dem Preis des ganzen Sets rechnen.

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner bis 50 €

Geschenke an Personen, die nicht bei Ihnen angestellt sind, dürfen Sie bis 50 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe abziehen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Diese Grenze gilt seit 2024, vorher waren es 35 €. Alle Geschenke an dieselbe Person im Jahr werden zusammengerechnet. Es ist eine Freigrenze: Liegen Sie darüber, entfällt der Abzug für alle Geschenke an diese Person.

Ihr Logo auf dem Geschenk zählt zu den Kosten, Verpackung und Versand zählen nicht dazu (R 4.10 Abs. 3 EStR). Mit Vorsteuerabzug rechnen Sie netto. Buchen Sie Geschenke auf ein eigenes Konto; aus Buchung oder Beleg muss der Name des Empfängers hervorgehen (§ 4 Abs. 7 EStG, R 4.11 EStR).

Für die Vorsteuer gilt dieselbe Grenze von 50 € netto, gerechnet je Kalenderjahr: Bis dahin dürfen Sie die Vorsteuer abziehen, und auf die Abgabe des Geschenks fällt keine Umsatzsteuer an. Liegen die Geschenke an eine Person darüber, entfällt der Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1a UStG, Abschnitt 3.3 und 15.6 UStAE).

Übernehmen Sie für ein Geschenk über 10 € die Pauschalsteuer, zählt diese nach Auffassung der Finanzverwaltung bei der 50-€-Grenze nicht mit (BMF-Schreiben, Randziffer 25). Der Bundesfinanzhof hat das 2017 anders gesehen (IV R 13/14); die Verwaltung hält an ihrer Vereinfachung fest.

Sachbezüge für Mitarbeitende bis 50 € im Monat

Mitarbeitende können Sachbezüge bis 50 € im Monat steuer- und beitragsfrei erhalten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Alle Sachbezüge eines Monats werden zusammengerechnet, auch Gutscheine und Guthabenkarten. Maßgeblich ist der Bruttowert einschließlich Umsatzsteuer. Es ist eine Freigrenze, nicht genutzte Beträge verfallen am Monatsende. Prüfen Sie deshalb vor einem Geschenk, was Ihre Mitarbeitenden im selben Monat schon erhalten.

Aufmerksamkeiten bis 60 € zu persönlichen Anlässen

Ein Sachgeschenk bis 60 € brutto zu einem besonderen persönlichen Anlass gehört nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 LStR). Als Anlässe nennt die Fachliteratur zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, eine bestandene Prüfung und ein rundes Dienstjubiläum. Weihnachten, Ostern und ein Firmenjubiläum zählen nicht dazu.

Die 60 € gelten je Anlass. Geld ist nie eine Aufmerksamkeit. Wer die Grenze überschreitet, muss den ganzen Wert versteuern.

Betriebsveranstaltungen bis 110 € je Person

Für Betriebsfeiern gilt ein Freibetrag von 110 € je teilnehmender Person, für bis zu zwei Feiern im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Alle Kosten zählen brutto: Essen, Getränke, Raum, Musik und auch Geschenke, die Sie bei der Feier verteilen. Geschenke bis 60 € je Person dürfen Sie dort einrechnen. Liegen Sie über 110 €, ist nur der Mehrbetrag steuerpflichtig; er kann mit 25 % pauschal versteuert werden.

Weihnachtsgeschenke an Mitarbeitende

Weihnachten ist kein persönlicher Anlass, die 60-€-Grenze gilt deshalb nicht. Ihnen bleiben drei Wege:

1. 50-€-Grenze im Dezember: Der Monat darf dann keine weiteren Sachbezüge enthalten, mit denen die Grenze überschritten wird.
2. Geschenk auf der Weihnachtsfeier: Dann zählt es zum Freibetrag von 110 €.
3. Pauschalsteuer: Sie versteuern das Geschenk pauschal mit 30 %.

Pauschalsteuer von 30 % (§ 37b EStG)

Liegt ein Geschenk über einer Grenze, können Sie die Steuer für den Empfänger übernehmen. Der Satz beträgt 30 % des Bruttowerts, dazu kommen 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Pauschalsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer. Den Empfänger müssen Sie darüber informieren.

Die Entscheidung gilt für ein ganzes Jahr und für alle Geschenke an Geschäftspartner einheitlich; für Mitarbeitende treffen Sie sie getrennt. Bei eigenen Mitarbeitenden bleiben pauschal versteuerte Geschenke in der Sozialversicherung beitragspflichtig.